Rekisterinpitäjä, kuinka hyvin tunnet henkilötietojesi vastaanottajat?

Rekisterinpitäjä, kuinka hyvin tunnet henkilötietojesi vastaanottajat?

GDPR:n artikla 15(1)(c) antaa rekisteröidyille oikeuden pyytää tietoa rekisterinpitäjältä "henkilötietojen vastaanottajista tai vastaanottajaryhmistä, joille henkilötiedot on luovutettu tai on tarkoitus luovuttaa." Perinteisesti rekisterinpitäjät ovat yleensä ilmoittaneet vastaanottajista vain kategoriatasolla tietosuojaselosteissaan. Tilanne kuitenkin muuttui sen jälkeen kun Euroopan unionin tuomioistuin (CJEU) antoi ratkaisunsa asiassa C-154/21, korostaen sitä, että rekisterinpitäjien on pyynnöstä yksilöitävä rekisteröidyille vastaanottajat. Tuomioistuimen mukaan tämä oikeus antaa rekisteröidyille mahdollisuuden itse varmistaa, että heidän henkilötietojaan käsitellään lainmukaisesti.

Vaikka rekisterinpitäjien on jatkossa yksilöitävä henkilötietojen vastaanottajat, tietyt poikkeukset ovat edelleen voimassa. Ensinnäkin rekisterinpitäjä voi kieltäytyä noudattamasta tällaista rekisteröidyn pyyntöä, jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että pyyntö on "ilmeisen perusteeton" tai "kohtuuton". Toiseksi EU tuomioistuin vahvisti, että rekisteröidyn pääsyoikeutta voidaan rajoittaa, jos "tiettyjen vastaanottajien yksilöinti on mahdotonta" (esimerkiksi silloin, kun vastaanottajat eivät ole vielä tiedossa). Puutteellinen dokumentointi ei todennäköisesti kuitenkaan ole pätevä syy turvautua näihin poikkeuksiin.

Kysy itseltäsi: Kuinka kattava tietosuojadokumentaatiosi on tällä hetkellä?

Hyvä dokumentaatio on hyödyllistä paitsi osoittamaan vaatimusten noudattamista valvontaviranomaisille, myös vastaamaan edellä mainituissa tilanteissarekisteröityjen pyyntöihin oikeilla tiedoilla ja valehtelematta.

Vaikka monet organisaatiot pitävät dokumentaatiota kolmansista osapuolistaan tai vastaanottajistaan yleisenä listana, vain harvat voivat tosiasiallisesti osoittaa, mitä tietoja on luovutettu tai tullaan luovutetaan kullekin vastaanottajalle. Lisäksi monet rekisterinpitäjät käsittelevät tietoja useista eri rekisteröityjen ryhmistä, mikä tarkoittaa yleensä sitä, ettei kaikkien rekisteröityjen ryhmien tietoja ei luovuteta kaikille vastaanottajille.

EU tuomioistuimen päätös tarjoaa erinomaisen tilaisuuden arvioida tietosuojadokumentaationne nykytilaa ja selvittää, voisitteko vastata pitkäaikaisen asiakkaan tai työntekijän pyyntöön "Kenelle olette luovuttaneet henkilötietoni?". Pelkkä lista kaikista sen hetkisistä kolmansista osapuolista saattaa olla riittämätön tällaisessa tilanteessa.

Miten PrivacyDesigner auttaa organisaatioita täyttämään nämä vaatimukset:

PrivacyDesigner on suunniteltu auttamaan tietosuojavastaavia ja muita tietosuoja-ammattilaisia saamaan kattavan käsityksen organisaationsa henkilötietojen käsittelytoimista. Tämä ymmärrys on käytännössä välttämätöntä riskien tunnistamiseksi ja uskottavamman dokumentaation luomiseksi. Organisaatioilla on tyypillisesti useita tietolähteitä, joista ne keräävät henkilötietoja eri rekisteröityjen ryhmistä. PrivacyDesignerin avulla voit visualisoida käsittelytoimenne ymmärtääksesi paremmin organisaatiosi tietojenkäsittelyn monimutkaisuutta.

Mitä suurempi organisaatio on, sitä enemmän on tarvetta jakaa rekisteröityjen ryhmät perinteisestä asiakas-, työntekijä- ja liikekumppanikategorisointia yksityiskohtaisemmiksi. PrivacyDesigner mahdollistaa erittäin yksityiskohtaisten rekisteröityjen ryhmien dokumentoinnin ja tarkastelun, minne heidän henkilötietonsa päättyvät (ja myös kenelle).

Älä tyydy vain sanoihimme:

Kokeile PrivacyDesigneria itse. Varaa esittely nyt ja näe, kuinka se voi mullistaa tapaasi lähestyä tietosuojaan liittyvää noudattamista. Selkeän ja visuaalisen esityksen avulla tietovirroistasi voit tunnistaa riskejä ja mahdollisuuksia sekä vastata erilaisiin pyyntöihin tarkkojen tietojen avulla.